Letzte Änderung: 01.09.2025
Die Excel-Vorlage ist genial einfach zu bedienen:
1. Öffnen Sie die Microsoft Excel Vorlage, um eine neue Excel-Rechnung zu erstellen.
2. Dann füllen Sie alle relevanten Felder der Vorlage aus. Bei einigen Feldern erhalten Sie Hinweise, wenn der Mauszeiger darauf zeigt.
3. Schließlich klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF (ZUGFeRD) generieren“ und wählen einen Speicherort für die PDF-Datei aus. Fertig!
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung oder eRechnung) ist ein elektronisches Dokument, das die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt.
Die gängisten Formate hierfür sind ZUGFeRD und XRechnung.
Beim ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Die Datei enthält also eine visuelle Darstellung der Rechnung und zusätzlich die Rechnungsdaten als maschinenlesbare, strukturierte Daten im XML-Format.
Die ZUGFeRD-Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Sehen Sie sich diese ZUGFeRD-Beispielrechnung an.
Die PDF-Datei kann mit jedem gängigen PDF-Viewer angezeigt werden.
Um auch die im eingebetteten XML enthaltenen Rechnungsdaten anzuzeigen, ist ein spezielles Anzeigeprogramm nötig, beispielsweise der kostenlos erhältliche Quba-Viewer.
Seit Anfang 2025 müssen fast alle Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 müssen diese Unternehmer auch E-Rechnungen erstellen können, wenn sie mit anderen Unternehmern zusammenarbeiten.
Neben größeren Unternehmen betrifft das auch nebenberuflich Gewerbetreibende, Selbstständige, Einzelunternehmer, Solopreneure usw.
Für Kleinunternehmer gibt es zwar eine Ausnahmeregelung, allerdings ist dieser Freiraum schnell zu Ende, wenn ein Geschäftspartner irgendwann nur noch E-Rechnungen akzeptiert.
Ist eine E-Rechnung fehlerhaft, muss unter Umständen eine Rechnungskorrektur erfolgen. Dann ist eine Korrekturrechnung oder Stornorechnung ebenfalls im E-Rechnungsformat auszustellen. Nur so kann die Buchhaltung ihre Buchführung in Ordnung halten.
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) sind nicht erst seit der Einführung der neuen E-Rechnung verpflichtend, bekommt in diesem Zusammenhang aber wieder höhere Aufmerksamkeit. Typischerweise kommt dafür ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zum Einsatz. Für die korrekte Aufbewahrung der E-Rechnungen sind Sie selbst verantwortlich.
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