Letzte Änderung: 16.02.2025
Sie schreiben nur wenige Rechnungen im Monat, darunter auch an öffentliche Einrichtungen?
Sie wollen nicht gleich ein teures Abo abschließen, nur um eine XRechnung erstellen zu können?
Sie erstellen Ihre Rechnungen bisher mit Microsoft Office oder LibreOffice und wollen daran möglichst nichts ändern?
Dann könnte folgende E-Rechnungsvorlage für Excel und LibreOffice genau das Richtige für Sie sein!
Die Excel-Vorlage ist genial einfach zu bedienen:
1. Öffnen Sie die Microsoft Excel Vorlage, um eine neue Excel-Rechnung zu erstellen.
2. Dann füllen Sie alle relevanten Felder der Vorlage aus. Bei einigen Feldern erhalten Sie Hinweise, wenn der Mauszeiger darauf zeigt.
3. Schließlich klicken Sie auf die Schaltfläche „XML (XRechnung) generieren“ und wählen einen Speicherort für die XML-Datei aus. Fertig!
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung oder eRechnung) ist ein elektronisches Dokument, das die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt.
Die gängisten Formate hierfür sind XRechnung und ZUGFeRD.
Beim Standard XRechnung handelt es sich um strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Diese XML-Datei ist maschinenlesbar und zur automatisierten Weiterverarbeitung durch Computer bestimmt. Um sie auch für Menschen lesbar zu machen, ist ein spezielles Anzeigeprogramm nötig, siehe weiter unten.
Sehen Sie sich diese Beispiel-XRechnung an.
In der Praxis kommen beide Formate zum Einsatz und sind gültige Formate im Sinne der E-Rechnung (EN 16931).
Welches Format man im konkreten Fall benötigt, gibt üblicherweise der Rechnungsempfänger vor. Bei der öffentlichen Verwaltung wird es normalerweise eine XRechnung sein, bei einem privatwirtschaftlichen Unternehmen typischerweise eine ZUGFeRD-Rechnung.
Zu Anzeigen einer XRechnung ist ein spezielles Anzeigeprogramm nötig, beispielsweise der kostenlos erhältliche Quba-Viewer.
Allgemein gilt: Seit Anfang 2025 müssen fast alle Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 müssen diese Unternehmer auch E-Rechnungen erstellen können, wenn sie mit anderen Unternehmern zusammenarbeiten.
Die XRechnung ist ein gültiges E-Rechnungsformat. Dieses kommt schon seit Jahren vor allem in der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz. Wer also Rechnungen an staatliche Einrichtungen schreibt, wird das i.d.R. im XRechnung-Format machen.
Ist eine E-Rechnung fehlerhaft, muss unter Umständen eine Rechnungskorrektur erfolgen. Dann ist eine Korrekturrechnung oder Stornorechnung ebenfalls im E-Rechnungsformat auszustellen. Nur so kann die Buchhaltung ihre Buchführung in Ordnung halten.
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) sind nicht erst seit der Einführung der neuen E-Rechnung verpflichtend, bekommt in diesem Zusammenhang aber wieder höhere Aufmerksamkeit. Typischerweise kommt dafür ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zum Einsatz. Für die korrekte Aufbewahrung der E-Rechnungen sind Sie selbst verantwortlich.
Die E-Rechnungsvorlage gibt es in unterschiedlichen Varianten für Microsoft Excel und für LibreOffice Calc und können über folgende Links in meinem Etsy-Shop gekauft und sofort heruntergeladen werden.
| Excel | LibreOffice |
|---|---|
| E-Rechnung mit 7% und 19% Umsatzsteuer | E-Rechnung mit 7% und 19% Umsatzsteuer |
| E-Stornorechnung mit 7% und 19% Umsatzsteuer | E-Stornorechnung mit 7% und 19% Umsatzsteuer |
| Die Excel-Vorlagen sind aktuell nur für MS Windows verfügbar (nicht für macOS). | Die LibreOffice-Vorlagen sind unter MS Windows, macOS sowie Linux Debian/Ubuntu/Mint einsetzbar. |
Installationshinweis: Die Nutzung der E-Rechnungsvorlagen erfordert die einmalige Installation des Hilfsprogramms „MakroHelper“. Dieses ist für MS Windows, macOS und Linux Debian/Ubuntu/Mint verfügbar. Den Download-Link des MakroHelper finden Sie in der Produktbeschreibung auf Etsy.
Sie haben Interesse an einer E-Rechnungsvorlage, wollen diese aber nicht über Etsy kaufen? Dann melden Sie sich bitte per E-Mail bei mir, die Adresse finden Sie im Impressum.